Factura electrónica

¿Qué cambios se introducen a la contabilidad de las empresas en su rol como facturadoras?

Las reglas contables no fueron afectadas por la implementación de la factura electrónica.

La factura electrónica ha permitido realizar ajustes para la recepción de facturas a través de procesos automáticos y semi automáticos para ahorrar tiempo y dinero.

Pasar del papel al formato electrónico simplifica en gran medida las tareas de los departamentos de facturación.

La factura electrónica reduce los pasos, para generar una factura en papel es necesario crear la factura, imprimirla, archivar la copia, introducir la factura en el sobre, mandarla por correo postal, confirmar la recepción de la misma, recibir y archivar la factura, tramitarla y contabilizarla manualmente y, por último, proceder a su pago; con la factura electrónica, se reduce a generar la factura con validación en la DIAN, enviarla y recibirla electrónicamente, registrar y contabilizar electrónicamente la factura y proceder a su pago.

Se completa el ciclo de procesos financieros como son la identificación, registro, aprobación o rechazo, seguimiento, contabilidad y reporte financiero, pago y cobro (tesorería), etc., motivando la transformación de los departamentos financieros a aportar más valor en el análisis y menos a lo operativo.

Esta transformación se extiende a la relación de la empresa con sus clientes y proveedores, acelera la adopción del intercambio de documentos electrónicos distintos a la factura electrónica como pueden ser: las órdenes de compra, los contratos, los pedidos, las guías de remisión y un largo número de otros documentos que pasan del papel al formato electrónico eficiente en tamaño y trasmisión.

Otro gran cambio en la transformación de la factura electrónica es la seguridad. El uso de la firma y los certificados digitales, crea la cultura de seguridad digital en el negocio. La factura en papel por correo postal llega a un buzón, normalmente accesible a cualquiera, y pasa por diferentes manos hasta llegar a su destinatario.

Factura Electrónica

Vendedora

Todo depende de su necesidad como empresario


Como se dijo antes, es importante aclarar que los procesos contables continúan siendo los mismos, lo que cambia es el nivel de automatización del proceso, utilizando para ello la información electrónica que contienen las facturas, notas débito y crédito expedidas por los facturadores. Más que un cambio contable, la facturación electrónica supone un desafío tecnológico para los facturadores, al virtualizar la gestión de los documentos que sirven de soporte para sus transacciones.